A) Principes généraux

La présente politique porte sur la collecte, l’utilisation, la sauvegarde et la divulgation de renseignements personnels sur les clients et employés. Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE », fédérale) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

B) Types de « renseignements personnels »

Les « renseignements personnels » sont définis comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Dans l’exercice de ses activités et afin de bien servir sa clientèle, COTE 100 collecte de l’information de ses clients, notamment son nom et coordonnées, date de naissance, statut civil, informations sur le (la) conjoint (e) et les personnes à charges, numéro de permis de conduire, numéro de passeport, numéro d’assurance sociale, revenus annuels, valeur des actifs totaux et autres informations financières sensibles. Les sources des informations recueillies sont multiples et peuvent inclure notamment les informations recueillies :

• dans les formulaires d’ouverture de compte COTE 100;
• dans les formulaires d’ouverture de compte chez notre gardien de valeurs;
• dans les ententes de gestion, politiques de placement et autres formulaires;
• lors de conversations téléphoniques, par le biais d’échanges courriels ou lors de rencontres en personne.

Également, dans le cours normal de ses activités, COTE 100 peut, à l’occasion, procéder à la collecte de certaines informations personnelles sur ses employés ou sur les candidats à l’embauche, notamment pour vérifier certains renseignements nécessaires aux attributions du poste à combler ou par la suite, pour des fins de gestion de l’entreprise.

C) Responsable de la confidentialité des données

COTE 100 a désigné le Chef de la conformité comme étant également le responsable de la confidentialité des données.

D) Consentement préalable à la collecte

Tout client ou employé de COTE 100 doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent (à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire) après avoir été informé de l’objectif de la collecte. Le consentement doit être donné par écrit préalablement à toute collecte, utilisation ou communication (il ne se présume pas). Le consentement doit aussi être donné à des fins spécifiques.

E) Protection et conservation des données

Une fois recueillis, les renseignements doivent demeurer protégés en tout temps. À cet égard, l’information est gardée en lieu sûr, protégée contre les accès non autorisés et conservée seulement pendant le temps nécessaire. COTE 100 est responsable des renseignements personnels qu’elle confie à des tiers pour fins de traitement (dans les limites du consentement obtenu). COTE 100 doit donc fournir un degré comparable de protection aux renseignements traités par une tierce partie. L’accès aux dossiers est restreint aux employés qui ont besoin de connaître cette information dans l’exercice de leur fonction.

La conservation des informations personnelles s’effectue conformément à la politique de COTE 100 sur l’archivage et la conservation des données et dans le respect la réglementation applicable.

F) Usage et communication

Les renseignements personnels recueillis auprès des clients serviront uniquement dans le cadre de l’ouverture du compte (principalement, pour permettre l’identification et la connaissance du client, la détermination de son profil d’investisseur et notamment de son statut d’initié de certains émetteurs, et permettre l’évaluation de la convenance des placements). Les informations demandées sont nécessaires également afin de respecter la réglementation applicable (notamment, la réglementation visant les valeurs mobilières et celle visant la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes). Enfin, des renseignements personnels peuvent également être nécessaires pour permettre le transfert éventuel d’actifs en provenance d’une autre institution financière.

Certains renseignements personnels peuvent également être recueillis sur les employés de COTE 100 et serviront dans le cadre du contrat de travail liant COTE 100 et ces employés.

COTE 100 communique des informations confidentielles uniquement aux intervenants externes nécessaires dans l’exercice de ses activités (par exemple, autorités réglementaires et fournisseurs de services tels que fiduciaires, systèmes de gestion de portefeuille, intermédiaires de marché, etc.).

G) Exactitude et accès

COTE 100 déploie des mesures raisonnables pour s’assurer de la justesse de l’information personnelle ainsi que des mises à jour subséquentes.

Tout client peut avoir accès à l’information personnelle le concernant en tout temps afin de réviser son contenu et son exactitude. Afin de se prévaloir de ce droit, le client est prié de fournir une demande par écrit, afin de permettre une recherche complète de la part de COTE 100. La firme répondra aux demandes écrites dans un délai de 30 jours et pourra fournir des copies des documents pertinents, le cas échéant (COTE 100 conservera les originaux en sa possession).

H) Exigences de déclaration obligatoire des atteintes à la protection des données

Dans l’éventualité où COTE 100 subit une atteinte à la protection des données, la Firme devra s’acquitter d’un certain nombre d’obligations, en l’occurrence :

• déterminer si l’atteinte présente un « risque réel de préjudice grave » à l’endroit de tout individu dont les renseignements personnels étaient visés par l’atteinte (« intéressés ») en réalisant pour ce faire une évaluation des risques devant tenir compte du degré de sensibilité desdits renseignements et de la probabilité qu’ils soient utilisés à mauvais escient;
• le plus tôt possible, aviser les individus de toute atteinte qu’elle estime présenter un risque réel de préjudice grave à leur endroit et signaler cette atteinte au commissaire à la protection de la vie privée du Canada (le commissaire);
• aviser toute autre organisation susceptible de pouvoir atténuer le risque de préjudice aux intéressés;
• tenir un dossier de toute atteinte à la protection des données dont l’organisation est au courant et le fournir au commissaire à sa demande.

I) Plaintes et accès à la politique

Toute plainte relative spécifiquement à la protection des renseignements personnels doit être formulée par écrit et transmise à :

COTE 100 Inc.
Att : Chef de la conformité
1543, rue Montarville
Saint-Bruno, QC J3V 3T8

COTE 100 doit mettre à la disposition de toute personne de manière facilement accessible ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Ainsi, une copie de cette politique est ajoutée au site Web de l’entreprise.

Mis à jour : Septembre 2023